Wie een groepsreis moet organiseren, komt er al erg snel achter dat daar behoorlijk wat dingen voor moeten worden geregeld. En je doet er natuurlijk maar al te graag alles aan om er voor te zorgen dat iedereen tijdens de groepsreis op de plek van bestemming een geweldige tijd gaat beleven. Dus hoe pak je dat nu het beste aan? En hoe weet je zeker dat iedereen de reis zo leuk mogelijk gaat beleven? In dit blog helpen we je alvast op weg met een paar erg handige tips.
Probeer altijd een leider aan te stellen voor de groepsreis
Je bent er graag voor de volle 100% zeker van dat de georganiseerde groepsreis meteen op rolletjes loopt. Daarom is het altijd een goed idee om een vast persoon aan te stellen als leider van de hele groepsreis. Diegene houdt bijvoorbeeld het geld bij, de boekingen van de accommodaties en is het vaste contactpersoon om altijd telefonisch te kunnen bereiken. Willen jullie bijvoorbeeld tijdens een groepsreis naar New York een basketbalwedstrijd bijwonen van NBA-teams? Dan is het fijn als het duidelijk is, wie er verantwoordelijk is voor de tickets. Gelukkig kun je deze vooraf al gemakkelijk online boeken via een website als www.hellotickets.nl. Dit zorgt voor veel meer rust tijdens de groepsreis en iedereen weet bij wie ze voor vragen terecht kunnen. En dat is wel zo handig natuurlijk.
Deel met elkaar wat er allemaal in moet worden gepakt voordat de groepsreis begint
Voordat de reis van start gaat, kan de pret natuurlijk alvast beginnen in eigen land. Kies er bijvoorbeeld voor om een groepsapp aan te maken en deel daarin verschillende onderwerpen die aan bod komen voor de reis. Denk daarbij aan wat er zoal in moet worden gepakt in de handbagage en/of de koffer. Zo weet je zeker dat iedereen optimaal voorbereid start aan de reis en dat er ter plekke niet meer extra verplichtingen geregeld moeten worden. Check bijvoorbeeld of er inreisdocumenten en visa aangevraagd moeten worden. Om bij het voorbeeld van die groepsreis naar New York te blijven: voor toegang tot de Verenigde Staten moet je vooraf een ESTA aanvragen, ook al ga je maar een weekendje shoppen in The Big Apple. Maar je merkt in zo’n groepsapp ook meteen hoe enthousiast iedereen al is over de aankomende reis. En die voorpret is minstens zo belangrijk als de reis zelf.
Maak een gezamenlijke pot aan voor het splitten van de kosten
Tijdens een groepsreis worden natuurlijk de nodige dagelijkse kosten gemaakt. Denk daarbij aan meerdere momenten eten per dag op de plek van bestemming, leuke dagjes weg of bepaalde onverwachte kosten. Daarom is het altijd een goed idee om direct na het boeken van de tickets voor de vlucht een gezamenlijke pot aan te maken. Op deze manier kunnen de kosten die met de groep worden gemaakt altijd netjes worden verdeeld. Hierdoor ontstaan er geen vervelende discussies en iedereen weet precies wat er van hem of haar wordt verwacht. Wel zo handig, toch? Online zijn hiervoor verschillende apps beschikbaar.
Geef elkaar de ruimte om ook individueel activiteiten te plannen
Het is meer dan logisch dat iedereen een ander soort voorkeur heeft voor het type activiteit op de plaats van bestemming. En dit kan te maken hebben met verschillende soorten oorzaken. Denk daarbij aan de leeftijd of simpelweg de interesse. Daarom is het een slim idee om de planning op de plek van bestemming niet te vol te maken. Zorg bijvoorbeeld voor een paar ochtenden of middagen vrij, zodat iedereen ter plekke kan beslissen of ze er zelf nog op uit gaan trekken. Hierdoor kan iedereen in de avonden weer de leukste verhalen aan elkaar vertellen over hetgeen dat ze die dag mee hebben gemaakt. En dat versterkt de band van de groep alleen nog maar meer.
Zorg ervoor dat je helder in kaart brengt wat iedereen graag doet en ziet tijdens de reis
Tijdens het maken van een groepsreis zijn er altijd wel een aantal algemene activiteiten, zoals de bekendste highlights van de regio, die iedereen maar al te graag ziet. Maar zorg er daarnaast ook voor dat je goed inventariseert wat alle wensen zijn van iedereen die mee op de groepsreis gaat. Zo weet je zeker dat iedereen een geweldige tijd gaat beleven en dus ook alles kan zien wat er op het wensenlijstje staat. En dat is wel zo belangrijk natuurlijk.
Zorg ervoor dat je de populairste attracties van tevoren al hebt geboekt
Op de plek van bestemming zijn er vast en zeker wel een paar activiteiten die jullie als groep willen plannen. Maar hoe groter de groep, des te lastiger het is om soms op de plek van bestemming de attractie te bezoeken. Zorg er dus altijd voor dat je de tickets van tevoren hebt geregeld. Hierdoor komen jullie nooit voor teleurstellingen te staan. Ga je binnenkort ook al een keer aan de slag met bovenstaande tips tijdens het regelen van de groepsreis?
Lees ook: