Uit een meervoudige analyse door BCD Travel van programma’s voor hoteltarievenaudits blijkt dat middelgrote tot grote bedrijven gezamenlijk honderden miljoenen dollars te veel uitgeven aan hotelovernachtingen.
Zonder audits van standaardhotelprijzen geeft een bedrijf per 5 miljoen dollar aan hotelkosten $ 122.500 te veel uit. Met audits van standaardhotelprijzen en prijsbeschikbaarheid kan per 5 miljoen dollar aan hotelkosten echter $ 225.000 bespaard worden. Bovendien kunnen programma’s voor het monitoren van hotelprijzen, zoals Hotel Price Assurance van BCD Travel, per 50.000 hotelboekingen een nettobesparing opleveren van $ 110.000.
Audits
“Elk zakenreisprogramma zou eigenlijk audits van standaardhotelprijzen, prijsbeschikbaarheid en prijsgarantie moeten bevatten,” aldus David Mitchell, Senior Vice President Supplier Relations & Global Hotel Strategy bij BCD Travel. “Die leveren alle drie een return on investment op.”
“Bedrijven investeren veel tijd, moeite en middelen in de onderhandelingen en de uitvoering van hotelprogramma’s. Ze kunnen zich niet veroorloven om vervolgens de overeengekomen tarieven bij hun voorkeurshotels te overschrijden,” legt Mitchell uit. “Hotelsourcing is alleen dan rendabel, als de voorkeurstarieven correct in het reserveringssysteem worden geladen en ook daadwerkelijk beschikbaar zijn op het moment van boeken.”
Onderzoek BCD
BCD onderzocht de doeltreffendheid van programma‘s bij klanten die drie verschillende levels van hoteltarievenaudits uitvoeren:
- Audits van standaardhotelprijzen, om te zorgen dat onderhandelde tarieven in het reserveringssysteem zijn geladen.
- Audits van prijsbeschikbaarheid, om te controleren of onderhandelde tarieven beschikbaar zijn op het moment van boeken boeken.
- Hotel Price Assurance, om na een boeking hotelprijzen te blijven monitoren op prijsverlagingen tot op het moment van inchecken.
De belangrijkste redenen waarom reizigers te veel uitgeven zijn:
- Onderhandelde tarieven worden niet in het reserveringssysteem geladen. BCD ontdekte dat 15% tot 30% van de overeengekomen tarieven niet geladen waren tijdens de eerste auditronde.
- Hotels beperken het aantal kamers met kortingen. Door audits van de prijsbeschikbaarheid merkte BCD dat hotels in 35% van de gevallen geen zakelijke kortingen beschikbaar stelt.
- Er bestaat geen ‘beste bron’ voor hotelboekingen. De prijs voor dezelfde hotelkamer kan per boekingskanaal verschillen. Omdat prijzen fluctueren en soms onder de onderhandelde tarieven zakken, kan BCD in 40% van de gevallen een lagere prijs vinden dan de overeengekomen prijs.
- Hotels hanteren geavanceerde hotelprijzen. Hotels hebben ingewikkelde tarievensystemen en veranderen de kamerprijzen regelmatig. Met Hotel Price Assurance kan BCD in 15% van de gevallen een lagere prijs vinden dan de reeds geboekte prijs.
“Bedrijven die hun reisuitgaven willen optimaliseren en hun koopkracht ten volle willen benutten, moeten tegenwoordig nieuwe, krachtigere en toekomstgerichtere services inzetten. Reserveringen via systemen, die meerdere contentbronnen gebruiken en ook na het boeken van een kamer blijven zoeken naar lagere prijzen, kunnen flinke besparingen opleveren. Verder is het belangrijk om voorkeurstarieven te vergelijken met fluctuerende marktprijzen,” adviseert Mitchell.
Uitbreiding aanbod hotelovernachtingen
Het is uiterst belangrijk ervoor te zorgen dat voorkeurskamers en –tarieven beschikbaar zijn. Een hotelprogramma is pas een succes wanneer reizigers erop kunnen vertrouwen dat ze hun voorkeuren binnen het hotelprogramma kunnen vinden. Daarom heeft BCD het aanbod aan hotelkamers en –tarieven uitgebreid tot meer dan 600.000 unieke accommodaties wereldwijd uit meerdere contentbronnen in aanvulling op de reserveringssystemen. Klanten van BCD kunnen kiezen uit meer dan 12,6 miljoen prijsopties, waaronder meer of minder flexibele prijzen, prepaid prijzen, pakketprijzen, groepsprijzen en mobiele prijzen.
“De laatste vijf jaar hebben we onze klanten geholpen meer dan 80 miljoen dollar aan onnodige hoteluitgaven te besparen. We gebruiken daarvoor verschillende oplossingen voor audits van historische, actuele en verwachte prijzen, waarmee bedrijven een ongeëvenaard inzicht krijgen in hun kortingsprogramma‘s,” aldus Mitchell. “Tot nog toe maken te weinig klanten goed gebruik van analyses en nieuwe boekingsmogelijkheden om meer besparingen te realiseren en het vertrouwen van reizigers in hun reisprogramma te vergroten. De mogelijkheden zijn er. Het is tijd dat bedrijven daar gebruik van gaan maken.”