BCD Travel en zijn adviestak Advito hebben met Cisco een overeenkomst ondertekend om het gebruik van virtuele samenwerkingsoplossingen uit te breiden.
Met deze overeenkomst is zakenreisspecialist BCD Travel koploper in het gebruik van networking- en samenwerkingstechnologieën om het rendement van zakenreisprogramma’s te verhogen. Bedrijven kunnen zo een beter evenwicht tussen werk en privé aanbieden, en hebben daarmee een voordeel op de concurrentie in tijden van een tekort aan geschoold personeel.
“Virtuele samenwerkingsoplossingen kunnen tegenwoordig in veel situaties een reis vervangen”, zegt April Bridgeman, senior vice president van BCD Travel en managing director van Advito. “Bedrijven hanteren steeds meer een strategische aanpak om te bepalen welke reizen een toegevoegde waarde hebben en welke meetings beter virtueel plaatsvinden.”
Vermijden van reizen
“Behalve het vermijden van reizen heeft virtuele samenwerking nog veel meer voordelen”, zegt Andre Smit, die bij Cisco verantwoordelijk is voor de wereldwijde verkoop van samenwerkingsoplossingen. “Communicatie gebeurt voor meer dan 45% visueel. Daarom verbetert regelmatig face-to-face-contact de algemene communicatie. Bij een videogesprek van hoogwaardige kwaliteit voelt het alsof iedereen in dezelfde ruimte zit. Een prima manier dus om relaties te onderhouden. Dat is vooral belangrijk voor thuiswerkers, voor vergaderingen met partners en klanten, en voor communicatie met leveranciers.”
Als onderdeel van de overeenkomst heeft Advito een servicepakket ontwikkeld waarmee bedrijven de bekendheid met virtuele samenwerkingsoplossingen en het gebruik ervan kunnen verhogen, om zo reisuitgaven te verminderen of te verschuiven naar reizen met meer toegevoegde waarde. De nieuwe aanpak van Total Collaboration Management verhoogt de tevredenheid van medewerkers en de effectiviteit van samenwerking. Dat gebeurt door bijvoorbeeld:
- Medewerkers zelf te laten bepalen bij welke meetings al dan niet fysiek aanwezig te zijn
- Medewerkers eenvoudiger te laten beslissen om niet te reizen
- Vorderingen bij te houden
Deze overeenkomst met Cisco volgt na een marktanalyse, die een sterke groei in samenwerkingstechnologieën aantoont. Uit een enquête van Advito bij 442 travelmanagers in oktober 2015 bleek onder andere dat:
76% werkt voor bedrijven die al videoconferencing gebruiken
24% geavanceerde virtual-reality-systemen gebruikt, zoals telepresence
81% toegang heeft tot videoconferencing of telepresence
Volgens BCD Travel en Advito zijn er verschillende factoren die ervoor zorgen dat virtuele samenwerking in het bedrijfsleven zal toenemen:
- Betere prijzen – Prijzen zijn gedaald, en sommige instapproducten zijn zelfs gratis beschikbaar.
- Meer opties – Er is een ruime keuze aan tools voor verschillende virtuele samenwerkingsbehoeften en in verschillende prijsklasses. Organisaties kunnen kiezen uit een groot aanbod van multifunctionele conferentiesystemen, die draagbaar zijn en veel goedkoper dan virtual-reality-systemen, maar met een veel betere ervaring dan de videoconferencingsystemen van vroeger.
- Standaard – Videomeetings zijn de nieuwe standaard, dankzij camera‘s op de meeste digitale apparaten en apps zoals FaceTime, Skype en Google Hangouts.
- Verbeterde gebruikerservaring – De technologie voor audio en video is sterk verbeterd. Medewerkers kunnen de gebruiksvriendelijke systemen zelf bedienen zonder technische hulp van anderen. Door cloud-based overbruggingstechnologie zijn verschillende producten gemakkelijk op elkaar aan te sluiten.
- Meer telewerkers – Steeds meer medewerkers werken op verschillende locaties, bijvoorbeeld thuis of in andere landen. Virtueel samenwerken maakt teamwork voor hen gemakkelijker.
“Naarmate organisaties meer vertrouwd raken met de kosten en voordelen van alle soorten professionele samenwerking, wordt de beslissing over welke oplossing in welke situatie het meest geschikt is een strategische keuze”, zei Wendy Prewitt, vice president of global business development van BCD Travel. “Dankzij hun uitgebreide ervaring met het helpen van medewerkers om de juiste boekingskeuzes te maken, zullen travelmanagers een steeds belangrijkere rol spelen in het beheer van virtuele oplossingen. Daarbij hoort ook de integratie met de planning van reizen — medewerkers helpen bij de beslissing: Do I stay or do I go?”